Erasmus Öğrenim Anlaşmasında Ders Değişikliği Nasıl Yapılır?
Erasmus hareketliliği başlamadan imzalanan öğrenim anlaşmasındaki ders, ev sahibi üniversitede açılmayabilir veya programla çakışabilir. Değişiklik yapılabilmesi için yalnız yeni derse kaydolmak yeterli değildir; öğrencinin kendi kurumu, ev sahibi kurum ve ilgili koordinatörlerin onayı gerekir. Başkent Üniversitesi'nin belge açıklaması varış sonrası değişiklik sayfasını, Trakya Üniversitesi ise koordinatör akışını anlatır. Süre pencereleri kurum ve hareketlilik dönemine göre değişir. Dersin kendi programınızda hangi derse sayılacağı baştan netleştirilmelidir.
Değişiklik gerekçesi ve form
1. Sorunu belgelendirin. İlk anlaşmada yer alan dersin açılmaması, kontenjanın dolması, dilin farklı çıkması, ders saatinin çakışması veya seviyenin uygun olmaması gibi somut nedeni kaydedin. Ev sahibinin güncel ders kataloğu, AKTS, öğretim dili ve programını indirin. Yeni dersi kendi üniversitenizdeki karşılığıyla birlikte düşünün. Bir dersi silip yerine yalnız aynı sayıda AKTS taşıyan başka dersi yazmak, öğrenme çıktısı bakımından akademik tanınma garantisi değildir. Bölüm koordinatörüne eski ve yeni planı birlikte gönderin. 2. Doğru aşama formunu açın. Hareketlilik öncesi öğrenim anlaşmasını sil baştan düzenlemek yerine varış sonrası değişiklik için ayrılmış 'During the Mobility' bölümünü veya çevrim içi anlaşma ekranını kullanın. Başkent Üniversitesi belge açıklaması, değişen derslerin bu kısımda gösterilmesini ve iki tarafın onayını vurgular. Değişmeyen derslerin nasıl gösterileceği kurumun kullandığı form sürümüne bağlıdır. Eski dersin çıkarılma ve yeni dersin eklenme gerekçesini, ders kodunu ve AKTS'yi doğru yazın. İmzalanmış ilk sürümü karşılaştırma için saklayın. 3. Onay sırasını izleyin. Öğrenci, ev sahibi koordinatör, kendi bölüm koordinatörü ve Erasmus ofisi farklı aşamalarda işlem yapabilir. Trakya Üniversitesi sayfası bölüm koordinatörünün uygun bulduğu belgeyi ofise iletmesini anlatır. Çevrim içi onayda da tüm tarafların durumunu ekrandan kontrol edin. Danışmanınızın sözlü uygunluğu veya ev sahibinin dersi kabul etmesi tek başına kendi üniversitenizde tanınma kararı değildir. Değişiklik tamamlanmadan değerlendirme sistemi ve ev sahibindeki kayıt durumunu da kontrol edin.
Süre, tanınma ve dönüş
4. Süre penceresini doğrulayın. Başkent örneği varıştan sonra belirli haftalar, Trakya örneği dönemin başlangıcından itibaren farklı bir aralık verir. Bu sayıları genel Erasmus kuralı diye kullanmayın; güncel hibe sözleşmesi, kendi ofisinizin duyurusu ve ev sahibinin ders ekleme süresi birlikte izlenir. Dersin iptalini öğrenir öğrenmez koordinatöre haber verin. Son haftaya kalan imzalar, ev sahibinin kaydı veya kendi bölümünüzün kararı yetişmediğinde tanınmayı zorlaştırabilir. Her tarafın imza tarihini ve form sürümünü kaydedin. 5. Akademik karşılığı yazılı tutun. Anlaşmadaki ev sahibi dersleriyle kendi programınızdaki tanınacak dersler veya yükümlülükler tutarlı olmalıdır. Bir dersten çekilmek, AKTS toplamını veya zorunlu ders eşdeğerliğini etkiliyorsa hangi alternatifin kabul edildiğini yazılı sorun. İzmir Ekonomi Üniversitesi yönergesi, gerekli onaylar tamamlanmadan yapılan değişikliklerin dönüşte tanınmayabileceğini açıklar. Bu kurum kuralı, riskin neden önemli olduğunu gösterir. Not dönüşümü ve başarısız dersin sonucu kendi üniversitenizin güncel yönergesine göre değerlendirilir. 6. Dönüşte kayıtları eşleştirin. Ev sahibi üniversitenin nihai transkripti, son onaylı öğrenim anlaşması ve değişiklik sayfasını birlikte Erasmus ofisine verin. Transkriptteki ders kodları ve AKTS, imzalı son plandaki derslerle uyuşmalı; fark varsa ev sahibinden yazılı açıklama isteyin. Tanınma kararı öğrenci bilgi sistemine işlendiğinde not veya muafiyet satırlarını kontrol edin. Hareketlilik boyunca farklı e-posta zincirlerine dağılmış sözlü kararlar yerine tek güncel onaylı dosya tutun. Başlamadan önceki anlaşma ve sonradan onaylanan değişiklik birlikte sürecin izini oluşturur.